top of page

תהיו המנהלים של הזמן ולא מנוהלים על ידי הזמן, השיטה שלי לניהול משימות

לכל מי שיודע איך לנהל את הזמן שלו, נשאר לו זמן פנוי להשקיע.

  1. איחוד כלל המשימות למקום אחד - אני אחת. לכן אנהל לוח משימות אחד להכל! גם אישי, גם עבודה וגם משק בית. הכל במקום אחד. נשמע מבולגן? אוכיח לכם שלא. יש היום שלל אפליקציות נהדרות לניהול משימות. בחרו אחת ורכזו בה את כל המשימות שלכם. במידה ובסביבת העבודה עובדים עם פלטפורמה מסוימת יש כמה אפשרויות. הראשונה היא לייצר אוטומציה על ידי זאפייר שברגע שתפתחו משימת עבודה לדוגמה במאנדיי, תיפתח לכם משימה גם בטרלו. האפשרות השנייה, אפשר לבחור את אותה פלטפורמה שמשתמשים בעבודה גם לניהול המשימות האישיות ואז הסנכרון בינהם ייעשה בצורה פשוטה וקלה יותר. האפשרות השלישית היא לשאול האם אפשר לנהל את המשימות שלכם בפלטפורמה אחרת ואפילו לייצר לאדם הרלוונטי גישה למשימות אלו. כמובן שאפשרות זאת לא תהיה אפשרית בהרבה מקרים בהם ניהול המשימות הוא צוותי.

  2. התמדה - הכלל הכי חשוב בניהול משימות הוא התמדה. אם תשתמשו בזה בשלושת הימים הראשונים ואז תשכחו להסתכל ולעדכן משימות חדשות, דעו שהבעיה היא לא באפליקציה אלא במחויבות שלכם לניהול המשימות שלכם. עדכון מתמיד לפחות פעמיים ביום. קבעו לעצמכם הרגל שאתם נכנסים לניהול המשימות שלכם עם הקפה בבוקר. כמו עדכון יומי כזה של המשימות שעל הפרק. אחרי שהצלחתם בזה תוסיפו לזה הרגל נוסף והכניסו גם את המשימות שתבצעו היום.

  3. לכתוב כל משימה - כדי שלוח המשימות שלכם ירגיש אפקטיבי ובאמת יעזור להם להוריד עומס בלזכור את המשימות. צרו לעצמכם קיצור בטלפון ליצירת משימה חדשה בצורה מהירה ונגישה. הרגילו את עצמכם לכתוב מיד את המשימה כשהיא עולה לכם לראש, נשלחת אליכם בהודעה או נאמרת לכם בעל פה. לא תאמינו כמה דברים שרשמתם אתם תשכחו ואז כשתפתחו את לוח המשימות תופתעו לגלות אותם.

  4. אוטומציה - אני משקיעה כמה שעות בחודש לשיפור התהליכים בניהול הזמן שלי. מחפשת דרכים שיעשו חלק מהעבודה בצורה אוטומטית. AI הביא איתו כלים נהדרים שיכולים לעזור בניהול הזמן וניהול משימות. האוטומציה הכי משמעותית שעוזרת לי כל יום היא סנכרון אוטומטי של של היומן בעבודה עם היומן האישי והמשפחתי. כך הכל מרוכז למקום אחד והרבה יותר קל לי לנהל את הזמן שלי במקום אחד.

  5. פשטות - חשוב לשמור על הדברים פשוטים. אם אני צריכה למצוא דף ועט בכל פעם שאומרים לי משהו שאני צריכה לזכור או לעשות אין סיכוי שאני ארשום. או לחילופין, אם בכל פעם צריך להיכנס לאפליקציה, לפתוח כרטיסיית משימה חדשה ולרשום זה כבר מסובך מדי. אם אתם משתמשים באפליקציה לניהול המשימות שלהם, שימו קיצור דרך במסך הבית בטלפון שפותח להם משימה ברגע שאתם לוחצים עליו. ברגע שהדרך לפעולה פשוטה יותר קל סביר יותר שתשתמשו בהם בתדירות גבוהה.

  6. לרשום הכל בדיגיטל בענן ולא לרשום ביומנים ודפים - יש כאלה יומנים יפים בחנויות שמפתים אותי לעבור לרישום ידני. רישום ידני מגביל אותנו. ב2023 כדאי שנתחיל להתרגל לעבוד רק בדיגיטל. יש אפליקציות לניהול משימות וניהול יומנים, בחרו אחת מהן והתמידו בה. שימו לב שיש סנכרון בין כל המכשירים.

bottom of page